Optimierung der Druckinfrastruktur

Für die Studie „Print Management & Document Solutions - von der Gerätekonsolidierung zu effizienten Dokumentenprozessen" befragten die Marktforscher 300 deutsche Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern. Ziel war es, die Ist-Situation sowie die Entwicklung in puncto Print Management und Document Solutions zu untersuchen. Vor allem Kostensenkungen und eine höhere Flexibilität sowie mehr Sicherheit sind die Beweggründe, um dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Die Befragungsergebnisse zeigen, dass Unternehmen ein hohes Interesse am Thema Software-as-a-Service (SaaS) im Bereich von Document Solutions haben.

Gleichzeitig haben die Befragten viele Anforderungen, die sich aus den Hemmfaktoren ableiten lassen. So zählen beispielsweise Sicherheits- und Datenschutzbedenken zu den größten Hindernissen. Print Management ist bei den Umfrageteilnehmern weiter verbreitet als Document Solutions. Dies liegt daran, dass ein optimierter Gerätepark sowie reduzierte Druckkosten mit Hilfe von Print Management einen Zwischenschritt darstellen. Erst dann folgt die Optimierung von Dokumentenprozessen.

Mehr als die Hälfte der IT- und Fachbereichsverantwortlichen wertet Document Solutions als ein Mittel, um dokumentenintensive Prozesse zu optimieren. Zu den am häufigsten eingesetzten Maßnahmen gehören laut Studie elektronische Formulare und Vorlagen, elektronische Archivierung, das Digitalisieren von Dokumenten sowie Maßnahmen zum sicheren Drucken.

„Automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse. Diese führen dann zum eigentlichen Nutzen: einer höheren Produktivität und zu mehr Kundenzufriedenheit", sagt IDC-Analyst Matthias Kraus. Obwohl das Interesse verglichen mit den Vorjahren stetig steigt, haben „Unternehmen den gesamten Nutzen noch nicht erkannt".

Die Einführung von digitaler Erfassung, Archivierung und Co. ist, nach Ansicht von Kraus, in vielen Unternehmen nach wie vor auch eine Hürde. Denn: Sollen Prozesse optimiert werden, ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen erforderlich. Die mangelnde Kenntnis der Anforderungen der Fachabteilungen, aber auch Mentalitäts- und Sprachunterschiede sowie unterschiedliche Ziele von IT und Fachabteilungen wirken sich negativ auf die Zusammenarbeit aus. Um diese Barrieren zu überwinden, wäre laut Kraus das Schaffen einer Kommunikations-Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilungen sinnvoll.

Der Trend hin zur Automatisierung dokumentenbasierter Prozesse in Deutschland ist klar erkennbar. Die Marktforscher empfehlen Unternehmen dabei die stufenweise Implementierung: Zunächst sollten die Geräteinfrastruktur optimiert, die Druckkosten gesenkt und Transparenz durch das aktive Management erreicht werden. Im zweiten Schritt sorgen Document Solutions dafür, das Druckvolumen weiter zu reduzieren und dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu straffen. Dabei können erst Teilbereiche betrachtet und mit zunehmender Erfahrung sowie steigendem Bewusstsein für die Gesamtkosten eines Dokuments immer mehr dokumentenintensive Prozesse automatisiert werden. Lösungsanbieter und Partner sind hier Händler, die im Drucker- und Kopierer-Geschäft aktiv sind.

Quelle:
02/2011 BusinessPartner PBS, www.pbs-business.de
IDC, Print Management & Document Solutions, Deutschland, 2010 www.idc.com