Der Datenschutztag

Mit dem Datenschutztag der jedes Jahr am 28.Januar begangen wird, soll über die in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verankerten Grundsätze aufgeklärt werden. Am 25.Mai 2018 ist die DSGVO als Gesetz der EU in Kraft getreten. Ziel der DSGVO ist es personenbezogene Daten zu schützten. In ihr wird festgelegt wie die Daten zu schützen, verarbeitet und vernichtet werden müssen. Hier mehr zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfahren.

Personenbezogene Daten sind alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer Person, wie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und vieles mehr. Alle Unternehmen sind gesetzlich in der Pflicht, diese Daten zu schützen. Hier einige ausführliche Informationen zu personenbezogenen Daten.

Jörg Schlißke, TÜV Informationstechnik GmbH, sagt: „Die DSGVO hat die Rechte der Betroffenen insgesamt gestärkt und die Rechenschafts- und Dokumentationspflichten für Unternehmen angehoben. In den Firmen sollten deshalb, wenn es nicht bereits passiert ist, technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden, um den Datenschutz zu gewährleisten.» Der Datenschutzexperte und Wirtschaftsjurist betont: «Vor allem da, wo besonders schutzwürdige Daten wie zum Beispiel Personaldaten verarbeitet werden, sollten die Beschäftigten ihren Beitrag zum Datenschutz leisten.»

Datenschutz geht jeden an

Jeder im Unternehmen, im Büro, kann täglich einen Betrag zur Datensicherheit leisten:

• Der einfachste Schritt: Sorgsamer Umgang mit den Daten die wir im Unternehmen bekommen, verwalten und verarbeiten. Dokumente, auf denen personenbezogene Daten zu lesen sind, nicht einfach in den Papierkorb werfen. Solche Unterlagen gehören in den Aktenvernichter!
• Fertigen Sie Papierunterlagen nur an, wenn sie wirklich benötigt werden und verzichten auf unnötige Ausdrucke und Kopien.
• Achten Sie darauf, an wen Sie die Dokumente weitergeben.
• Aktualisieren Sie rechtskonform die Unternehmensrichtlinie zum Umgang mit Papierdokumenten. 
• Vernichten Sie Unterlagen und Daten, die Sie nach der DSGVO nicht mehr vorhalten dürfen (Datenminimierung), vergessen Sie nicht die Unterlagen mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist.

Ein neuer Aktenvernichter
 

Vor der Anschaffung eines Aktenvernichters unbedingt prüfen, in welche Sicherheitsstufen die im Unternehmen verarbeiteten Unterlagen und Dokumente eingeordnet werden.
Die Sicherheitsstufen werden in DIN 66399 in sieben Stufen und drei Schutzklassen eingeteilt. Die DIN-Norm legt fest, welche personenbezogene Daten in welcher Sicherheitsstufe vernichtet werden müssen. Dabei gilt: je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner sind die Partikel, die der Aktenvernichter schreddert. Die Sicherheitsstufe 3 ist der Mindeststandard bei der Verarbeitung von Personaldaten.  Für Unternehmen, wie zum Beispiel Arztpraxen oder Kanzleien, die mit Daten arbeiten, die ein besonders hohes Schutzbedürfnis aufweisen, ist Sicherheitsstufe 4 erforderlich. 

Grundsätzlich sind Unternehmen bei der Entsorgung von personenbezogenen Daten mit der Sicherheitsstufe 4 und dementsprechend Schutzklasse 3 auf der sicheren Seite.

Vor der Anschaffung eines Aktenvernichters sollte man folgende Kriterien prüfen und beachten: 

• welche Sicherheitsstufe bzw. Schutzklasse wird benötigt
• wo soll das Gerät stehen
• von wie vielen Personen soll es genutzt werden
• wie viel Dokumente fallen an  
   

Danach bemessen sich die Größe und Schnittleistung sowie das Auffangvolumen des Abfallbehälters, den das Gerät haben sollte.

In unserem Sortiment führen wir eine große Auswahl an Aktenvernichtern in allen Sicherheitsstufen. Klicken Sie hier um zum Shop zu gelangen.

Unsere Empfehlung: Der HSM Securio AF 100.
Lesen Sie hier den Testbericht mit dem Testurteil «sehr gut». 

Hier finden Sie weitere Produkte zur Erfüllung der DSGVO